РАУЗ. Урок 5. Немного теории

Всем известно, что ничего в этом мире не стоит на месте, а если и остановиться, то, как правило, прекращает свое существование. Тоже касается и бизнеса, так как способы его видения и управления так же эволюционируют. Динамику изменения способов такого управления можно проследить на простом примере. Давайте заглянем в пришлое, когда человек перемещался по миру "на своих двоих". Тогда все было донельзя просто, но медленно. Введение лошади, верблюда или просто осла ускорило передвижение. Но понадобились рычаги управление: поводок и кнут. С изобретением автомобиля появились средства рычаги управления педали газа, тормоза, сцепления, руль  и так далее, вплоть до панели управления, бортовых компьютеров и GPS-навигаторов. А если это не автомобиль, а вертолет или самолет? Все успеть увидеть, оценить и принять наилучшее решение на действие - вот залог профессионального успеха того, кто "за рулем" или "за штурвалом"!

Понятно, что и речи быть не можете о том, что бы управлять современных бизнесом "вручную". Без автоматизации управления может продержаться на плаву разве что маленькая шарашкина контра или предприниматель одиночка.

Если:

• Продаваемых товаров, выпускаемого продукта или оказываемых услуг - не несколько наименований, а большой ассортимент;

• У каждого номенклатурного наименования товаров или продукции несколько источников (свой или комиссионный товар, продукция из собственного или давальческого сырья - и т.п.);

• У всех или некоторых наименований товаров или продукции существует по нескольку уникальных характеристик (размер, цвет и т.п.) или серий;
• Затраты необходимо тщательно структурировать, причем не просто по их видам, но и по характеристикам;

То с потом информации управленцу вряд ли справиться, даже применив простую автоматизированную систему. И требуется более подобающий сложности задачи инструмент, некий "черный ящик", который способен обработать большое количество входящей информации, желательно без усложнения операторской работы.

Стоит заметить, что входящие потоки информации могут иметь разные приоритеты обработки, к тому же, же среди управленцев и учетных работников предприятия сильно разнятся интересы к текущей информации. Например, в момент отгрузки товаров покупателю не столь важно - передаем мы со склада собственный товар или принятый нами до этого на реализацию Клиенту важно просто иметь качественный товар.  А вот бухгалтеру очень даже есть до этого дело, ему же надо по разному проводить списание собственного и комиссионного товара.

К тому же, существует объективно признанный конфликт интересов между управленческим звеном, который нуждается в оперативной информации о движении ТМЦ и денежных средств предприятия, и бухгалтерской службы, которая не имеет права верить (и, естественно, вводить в учетную систему) ни одному количественно-суммовому показателю, если оный не подтвержден соответственно оформленной первичкой. А поступление этих самых документов порой имеет значительный разрыв во времени с фактическим поступлением или списанием. Кроме того и своевременно поступившая, но некорректно оформленная "бумага" так же не может быть отражена в системе.

Иными словами, может быть такая ситуация, когда с точки зрения управленца, товар есть на складе и может быть отпущен, а с точки зрения бухгалтера товара нет и он не может быть отпущен. Эта, коллизия, может быть решена (и уже решена в программе "1С:Комплексная автоматизация 8") разделением учета управленческого (обозначаем его как УУ) и бухгалтерского (обозначаем его как РУ - регламентированный учет).

Если внимательно присмотреться к механизму РАУЗ, то можно заметить, что среди прочих "изюминок", он еще и позволяет найти оптимальный компромисс при совмещении универсальных возможности и контекстной настройки. Стоит заметить, что даже само использование РАУЗ вовсе не является обязательным. Его можно как включить, так и выключить, а так же настроить детализацию учета при применении РАУЗ (см. урок 4).

Теперь поговорим о настройках РАУЗ. Выбор настроек - процесс достаточно сложный. во первых, что выбирать? Какая аналитика нам действительно необходима, а какая будет только "мозолить глаза" при управленческом обзоре, осложняя жизнь как операторов, так и потребителей данных. Во вторых, а кто должен делать такой выбор? Кто определит, какие показатель нам нужны,  и главное: а зачем они нам нужны? Сразу напрашивается необходимость внести новый термин: "интеллектуальные инвестиции". Действительное, для того, что бы сделать правильный выбор, необходимо провести анализ, затрать на это рабочее время соответствующего специалиста. Причем такой анализ  должен производиться на некоей базе, совмещающей знание представителя собственно предприятия (назовем этого человека - Управленец) об особенностях его хозяйственной деятельности, и знание представителя стороны внедрения (назовем его - Внедренец) о возможностях этого инструмента (конфигурации вообще и механизма РАУЗ - в данном случае). Именно и только совмещение видения каждой из сторон процесса даст наилучший результат.

Точка сборки - та, где достигается совмещение видения и понимания оптимума между возможным и необходимым, может быть смещена в большей степени как в сторону Управленца, так и в сторону Внедренца. В первом случае это фактический консалтинговый процесс, когда управленцу предоставляется практически готовая схема управленческой аналитики. Понятно, что тогда внедренцу необходимо обладать познаниями в области менеджмента, маркетинга и детально знать все бизнес процессы на предприятии. 

В обратном случае управленцу придется достаточно детально изучать возможности программы, при чем не на уровне пользователя, а на уровне внедренца.

Но стоит ли овчинка выдели? Нужно ли переходить на РАУЗ? Безусловно, да, так как перейдя на РАУЗ, управленец получит следующее:

• Получение информации только в нужном ему объеме.

• Своевременно (а не с опозданием, как в случае с бухгалтерской информацией).

• С помощью достаточно простых манипуляций.

• На понятном ему "языке".

Что бы лучше понять, что же такое РАУЗ, рассмотрим его важнейшие аспекты:

• Нет партионного учета.

• Себестоимость рассчитывается путем решения системы линейных уравнений.

• Имеется расширенный учет затрат.

• Запасы и затраты - единый объект учета.

Рассмотрим эти аспекты более подробно.

Нет партионного учета. Главной задачей, которую перед собой ставили разработчики РАУЗ, являлась задача кардинального увеличения производительности системы. Не на 10-20%, а в разы. Эта проблема чрезвычайно актуальна для крупных торговых компаний. Ее суть в следующем. В конце месяца, после ввода всех поступлений, всех отгрузок и регистрации дополнительных затрат необходимо рассчитать фактическую себестоимость. Как показывает практика, в течении месяца очень много документов вводиться задним числом.  В результате нарушается последовательность проведения документов. А списание по ФИФО или ЛИФО предполагает восстановить эту последовательность. В крупных организациях на это уходят часы, и даже сутки. Это не только ресурсоемкая задача, но и очень нервная. Представьте. Ответственный пользователь на выходные дни запустил обработку восстановления последовательности и ушел отдыхать. В понедельник приходит и видит, что обработка аварийно остановилась на 4-ом часе работы. Надо найти ошибку, исправить ее и заново запустить обработку. И так много раз.  Кроме того, партионный учет лишает возможности получить оперативные данные по финансовым результатам. Что бы рассчитать прибыль, надо знать себестоимость. А что бы знать себестоимость, надо восстановить последовательность.

Себестоимость рассчитывается путем решения системы линейных уравнений. Отказ от партий привел к отмене проблем, связанных с партинным учетом. Но возникла другая проблема: а как же тогда считать себестоимость?

Найдено было следующее решение. Система по известным аналитикам и движениям документов поступления автоматически формирует центры затрат. Для каждого из этих центров затрат система опять же автоматически формирует уравнение баланса. В результате получается система линейных уравнений с неизвестными себестоимостями. Остается только решить ее, что и делается регламентным документом «Расчет себестоимости товаров». Матрица СЛУ не зависит от того, в какой последовательности товары поступали и выбывали. А это означает, что не надо беспокоиться о хронологической последовательности проведения документов. При любой последовательности значение себестоимости остается одинаковой.

С другой стороны, многим пользователям привычен и понятен партионный учет. При желании они всегда могут отследить цепочку партий и проверить расчет себестоимости. При использовании РАУЗ программа сама формирует какую-то систему уравнений, сама ее решает. Даже, если пользователь знает, как это делается, проверить результат на реальных данных весьма проблематично. И, что же делать?  Да ничего! Многие, наверное, видели приборную доску пилота самолета или блочный щит управления электростанцией. На них множество приборов. Вы думаете, что пилот или оператор профессионально разбирается в том, как устроен тот или иной датчик, преобразователь, прибор? Разумеется, нет. Он владеет другими знаниями. Он знает, что если давление упадет, а температура теплоносителя поднимется, то произойдет то-то и то-то. Значит надо предпринять такие-то действия.
 

Имеется расширенный учет затрат. При использовании партионного учета, например, в программа УТ 10.3 расходы, связанные с приобретением товаров, документом «Поступление доп. расходов» списываются на себестоимость, указанных в документе товаров. Пользователь может управлять только составом номенклатуры, на которую следует распределить дополнительные расходы. Совсем другое дело в программах, поддерживающих РАУЗ.

Например в УТ 11  аналогом этого документа является документ «Поступление услуг и прочих активов». Однако его возможности на порядок выше. Во-первых, он предоставляет три варианта распределения затрат:

• На себестоимость товаров,

• На направления деятельности,

• На расходы будущих периодов.

Во-вторых, при выборе любого варианта система предлагает обширный список аналитик. Например, при распределении на себестоимость товаров дополнительные затраты можно списать на конкретный склад, на товары в конкретном документе поступления или в документе перемещения между складами и т.д.

При распределении на направление деятельности дополнительные затраты можно списать на склад, на номенклатуру, на подразделение, на претензию клиента, на маркетинговое мероприятие, на физическое лицо и другие аналитики. В принципе тоже самое относится и при распределении затрат на расходы будущих периодов.
 

Запасы и затраты - единый объект учета. В целях управленческого учета запасы логично перевести в разряд затрат организации, так как на приобретение каких либо запасов, например товаров или материалов, организация понесла затраты. В целях бухгалтерского или налогового учета такие затраты могут нести отложенный характер, как расходы будущих периодов. Например, расходы на приобретение материалов превращаются в затраты после их использования в производстве продукции. Расходы на приобретение товаров превращаются в затраты после их продажи. Однако для владельца бизнеса это затраты, которые он понес в момент оплаты запасов (материалов, товаров).  Иными словами, запас - это тоже затрата. Таким образом, разработчики РАУЗ решили объединить эти два понятия, что бы не плодить кучу регистров.