Тайм менеджмент. Что делать, если не хватает времени?

В сутках всего 24-часа. Из них как минимум 8-необходимо потратить на сон. Остальные 16 на другие дела. Но как быть, есть этих оставшихся 16-часов не хватает на выполнении всех дел, и вы живет в постоянном стрессе и аврале? Существует как минимум три способа разрешение ситуации:

• Уменьшить количество времени на сон.

• Повысить эффективность своей деятельности и успевать делать больше за меньшее время.

• Уменьшить количество дел, которые необходимо сделать.

Способ первый явно неприемлемый. Уменьшение количество сна отрицательно скажется на здоровье и работоспособности в целом, что еще больше ухудшит ситуацию. Второй способ не всегда решается в рамках тайм менеджмента. Например, если вам надо объехать несколько точек, то вы можете выбрать наиболее оптимальный маршрут. Если вы застряли в пробке, вы можете в это время например на то, что бы слушать аудиокниги или прочесть текст, который вы хотели прочесть ранее но отложили на потом. Если вы программист, то можете подумать над тем, как писать их более быстрее и уменьшить время, необходимое на "отглючивание".

А вот третий способ эту уже идет чистый тайм менеджмент, хотя и этот способ перекликается со вторым: любое дело можно разбить на ряд более мелких дел, а если из этого списка мы исключим какие то дела, при чем так, что главное дело все равно будет сделано, то тем самым, на выходе мы получим оптимизацию своей деятельности. Рассмотрим все это на простом примере. Пусть нам надо отправить по обычной почте документ. У нас будет такая последовательность действий:

1. Сходить купить конверт.

2. Запечатать письмо.

3. Написать адрес.

4. Сходить на почту и отправить письмо.

Но что если у нас уже есть конверт? Тогда пункт 1 выпадает. Как сделать, что бы у нас всегда был конверт? Очень просто - иметь запас конвертов. Особенно, если мы отправляем письма часто. 

Но это еще не все. Очень часто мы делаем кучу дел, которые вообще можно не делать, и потом удивляемся, почему у нас не хватает времени. Вообще, в тайм менеджменте уже придуман способ, бороться с этим явлением. Нужно все дела разбить на четыре категории:

• Категория А. Дела важные и срочные. В эту категорию попадают те дела, которые нужно выполнить срочно. И их невыполнения грозит вам крупными неприятностями либо для вас просто важно их выполнить. Например, у вас назначено собеседования с работодателем работы вашей мечты. Оно назначено на определенный срок и этот срок подходит. Что будет, если вы не придете на собеседование? Не получите работу своей мечты. Вам важно получить эту работу? Если да, значит, это дело категории А. Или вы уже имеет работу вашей мечты, и начальник требует срочно составить отчет, который он планирует предоставить инвесторам на совещании, которое состоится очень скоро. Если вы не предоставите отчет, то у ваш босс не получит новые инвестиции, и будете виноваты в этом вы, потому что составление такого отчета ваша должностная обязанность. Лично у вас будут из за этого неприятности? Кончено, будут. При том большие. Значит, это дело категории А.

• Категория B. Дела важные, но не срочные. Выполнить это дело важно для вас или их невыполнение грозит неприятностями. Но сроки пока "не горят".  Например, вы хотите пойти на обучение и повысить свою квалификации. Это важно, так как позволит вам в будущем получить более высокооплачиваемую работу. Но не обязательно делать это прямо сейчас. Можно завтра, можно через месяц. Вы не связаны какими либо сроками. Это категория B.

• Категория C. Дела срочные, но не важные. Надо сделать срочно, но если вы не сделаете, ничего страшного не случиться. Например, вам пришел спам где просят срочно ответить, потому что скидки действуют только сегодня. Допустим, в спаме предлагается купить грелку для пупка. Вам такая грелка не нужна и вы не собираетесь ее покупать. Значит, ничего страшного не случиться, если вы не ответите на это письмо.

• Категория D. Дела не важные и не срочные. Например, зайти на порносайт и посмотреть новые фотографии. Это можно сделать в любое время, тут тоже вы не связаны сроками. Не сделаете это - ничего страшного не случиться, если, конечно, ваша работа не заключается в том, что бы, например, ходить на порносайты а потом докладывать боссу, что вы там видели.

Эти дела нужно выполнять строго в следующей последовательности A,B,C,D. И не переходить к к следующей категории, пока не будут выполнены делать из предыдущей. Если у вас все дела попадают в категорию A, значит, вы ошибочно просто срочные дела (которые следует отнести к категории C) относите к важным. Но срочное не значит важное. Спросите себя, что будет если я не сделаю этого? Ничего не будет? Значит, это дело не важное. Смело его в категорию C.  Да, пока дойдет очередь до C, это дело может стать уже не актуальным. Отлично, значит делать его вообще не надо. Вот мы и уменьшили количество дел, которые нужно сделать.