Авансовый отчет (1С 8.1, касса, материалы, 71-ый счет, регистры)

- Ну что, Димка, - сказала Юлька, - показывай нам, где в 1С авансовый отчет.

- В меню "Касса", - ответил программист.

- Давай предположим, - говорю я, - что подотчетник купил канцтовары, стол, два офисных кресла, а так же замок на дверь. и нам нужно оформить данную операцию в 1С.

-И куда тут что заводить? - спросила Юля, увидев такую картину:

- Я так понимаю, что "Физ. лицо" - это наш подотчетник, - сказала она, -  Только странно, что его так назвали. Написали бы по русский: "Подотчетное лицо". А то попробуй догадайся...

- Да, я согласен с вами, девчонки, - поддержал меня Дима, - действительно, интерфейс у 1С не всегда интуитивно понятный. Но это так, мелочи...

- А почему у нас сразу сумма израсходовано подставилась?- спросила я, - у нас же будет другая цифра? Подотчетник может не все выданные деньги израсходовать.

- Ну, часто бывает, что компьютер ставить значения по умолчанию, но потом их можно исправить, - ответил программист.

- Ну, так давай сразу же и исправим, - предложила я.

- Ладно, - говорит Юлька, - сумму израсходовано то мы исправили. Теперь надо где то затраты разнести. Товары наш подотчетник явно не покупал, значит, эту закладку мы пропускаем. Офисная мебель это у нас, наверное, основные средства. а канцтовары что? Материалы? Или их сразу на затраты списать?

- А давай поставим себя на место учредителей, - предложила я, -  Как будь-то то это мы открываем фирму. Бухгалтера нанять у нас денег нету. Как бы мы поступили, исходя из своих знаний бухучета.

- Я бы отнесла канцтовары на 10-ый счет, - ответила Юлька, - материалы же все таки. А сразу на затраты не рискнула бы поставить - вдруг налоговая придерется. А штудировать НК из за такой мелочи нет времени.

- Ладно, давай так и сделаем, - согласилась я, - думаю, что надо занести материалы на закладку  "Прочее".

- Не факт, - остановил меня Дима, - "прочее", это, скорее всего, для отнесения сразу на затраты. Дело в том, что в восьмерке есть, кроме регистров бухгалтерии, еще куча других регистров.

- А теперь тоже самое, но по русский, - попросила Юлька.

- Ладно, давайте откроем демоверсию и посмотрим там проводки какого нибудь документа, - сказал Дима

- Вот видите в журнале проводок кнопочку "настройка"?

- Угу, - кивнули мы обе.

- Если мы на нее нажмем, - продолжал программист, - то у нас вылезет список регистров:

- Ну нажали мы, ту ничего нет, - ответила я.

Димка что то долго смотрел, искал, наконец сказал:

- Давайте возьмем другой документ, например, реализацию. А регистр "НДС начисленный"

- И что? - не понимающе говорит Юлька, - при чем здесь авансовый отчет?

- Дело в том, - ответил программист, - что многие документы делают движения по разным регистрам, и данные этих регистров потом используются в разных алгоритмов автоматических расчетов, таких как рассечет НДС, распределение затрат и так далее. Поэтому следует избегать ручных операций, особенно по товарам и материалам.

- А как же формирование уставного капитала? - спросила я,  - его то мы оформили ручной операцией.

- Да, потому что по данной операции нет движений по специальным регистрам.

- А как узнать, есть или нет? - задала вопрос Юлька.

- Очень просто. Если есть документ, то данную операцию надо делать документом, и никаких ручных проводок, - ответил Дима.

- Ну хорошо, - согласились мы, - а при чем тут все таки авансовый отчет?

- А при том, что закладка "Прочее" - это как раз и есть что то типа ручной операции.

- Ладно, - махнула рукой Юлька, - не совсем пока понятно, но попробуем сделать по твоему, через товары.

И так, материалы мы начали заводить в товары. Как и следовало ожидать, нам пришлось заводить новый элемент справочника, так как ни одной карточки номенклатуры в программе еще не было.

- Чем отличается краткое от полного наименования? - спросила я у Димы.

- Краткое - это которое отображается на экране, - ответил тот, - а полное - в бумажных документах, когда их печатают на принтере.

- А в номенклатурной группе что писать? - задала вопрос Юлька.

- Наверное, канцтовары, - предложил программист.

Больше у нас вопросов не возникло, и мы заполнили первую вкладку.

- А почему он какую то основную цену продажи запрашивает? - спросила я.

- Ну, для компьютера без разницы, что это, материал или товар. Он различает только по счету бухгалтерского учета. Кстати, предприятие и материалы тоже может продать, - сказал Дима, - и еще, не забудьте поставить дату, - напомнил он, вы же задним числом цены устанавливаете:

- А почему задним числом? - не поняла Юлька.

- Дык посмотрите каким числом у вас авансовый отчет, в котором вы разносите купленные материалы, и какое сегодня число?

- А! Понятно. Нужно что бы цены встали той же датой, что и авансовый отчет...

- Закладку "Спецификация" можно пропустить, - произнес Дима, - она заполняется для продукции и полуфабрикатов, что бы списывать на нее материалы по нормам. А вам сейчас нужно обязательно счета учета заполнить.

- Ну все, теперь заполняем авансовый отчет, - уверенно произнесла я:

- Хорошо, - сказала Юлька, - а основные то куда заводить?

- Думаю, тоже на закладку "Товары", потому что основные садятся на 08-й счет, а там есть аналитика по номенклатуре, смотрите:

- Подожди, - не согласилась Юлька, - на сколько я знаю, основные средства учитываются на 01-ом счете.

- Да, - подтвердил программист, - но сначала он поступает на счет 08, а уже с него списывается на 01.

- Да, я слышала, - поддакнула я, - только вот никак не пойму, а зачем так? Почему не сразу на 01?

- На 08-ом счете, - ответил Дима, - стоимость накапливается, а потом общим чохом перекидывается на 01. Допустим, купила фирма офисную мебель. А ведь еще еще привезти и распаковать надо. Это тоже дополнительные расходы, которые увеличат, в конечном итоге, стоимость основных средств.

- Ясно, - ответила я.

В итоге мы наконец то разнесли авансовый отчет и распечатали такую форму:

Унифицированная форма № АО-1 Утверждена постановлением Госкомстата России от  01.08.2001 № 55

Код

Форма по ОКУД

0302001

Закрытое акционерное общество Рога и копыта

по ОКПО

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Отчет в сумме

9 523

руб.

11

коп.

Руководитель

Номер

Дата

должность

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

1

24.09.2009

подпись

расшифровка подписи

"      "

20        г.

Код

Структурное подразделение

Подотчетное лицо

Иванов И.И.

Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность)

Назначение аванса

Наименование показателя

Сумма, руб.коп.

Бухгалтерская запись

Предыдущий

остаток

дебет

кредит

аванс

перерасход

10 000,00

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

счет, субсчет

сумма, руб.коп.

Получен аванс 1. из кассы

10 000,00

1а. в валюте (справочно)

2. по банковским картам

2а. в валюте (справочно)

Итого получено

10 000,00

Израсходовано

9 523,11

остаток

перерасход

9 523,11

Приложение

документов на

листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме:

Девять тысяч пятьсот двадцать три рубля 11 копеек (9 523 руб. 11 коп.)

Главный бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Бухгалтер

подпись

расшифровка подписи

Остаток внесен

в сумме

руб.

коп.  по кассовому ордеру №

"        "

20        г.

Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир)

"        "

20        г.

подпись

расшифровка подписи

л и н и я   о т р е з а

Расписка.

Принят к проверке от

Иванов И.И.

авансовый отчет №

1

от

"     " ________ 20__

на сумму

Девять тысяч пятьсот двадцать три рубля 11 копеек (9 523 руб. 11 коп.)

,

количество документов

на

листах.

Бухгалтер

"        "

20        г.

подпись

расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № АО-1

Номер по порядку

Документ, подтверждающий производственные расходы

Наименование документа (расхода)

Сумма расхода

Дебет счета, субсчета

по отчету

принятая к учету

Дата

Номер

в руб. коп

в валюте

в руб. коп

в валюте

1

2

3

4

5

6

7

8

9

1

24.09.2009

123

товарный чек

870,00

870,00

10.01, 19.03

2

24.09.2009

2356

товарный чек

8 653,11

8 653,11

08.04, 10.01, 19.01, 19.03

Итого

9 523,11

9 523,11

Подотчетное лицо

Иванов И.И.

подпись

расшифровка подписи

Затем провели документ и убедились, что он сделал проводки:

- Давай еще оборотку посмотрим и закончим, - предложила Юлька: